La evolución de la economía en el curso de las décadas nos ha hecho testigos y partícipes de diferentes tipos de organización de los negocios: En la cronología de la era moderna, en tan solo alrededor de 100 años, hemos transitado como sociedad global por diferentes estadios de configuración:
1.- La economía de la Manufactura.
2.- La economía de los servicios y profesiones.
3.- La economía de la Distribución.
4.- Y más recientemente, la economía de las experiencias.
En el curso de esta evolución cronológica sin embargo, hay un hilo conductor que subyace en cada una de estas configuraciones: La importancia de los sistemas. El pionero en crear sistemas que incrementasen la eficiencia del trabajo como factor de producción fue Henry Ford, el fundador de la compañía automotriz Ford.
Ford creó un sistema de línea de ensamblaje que le permitía producir en masa el vehículo nombrado “Modelo T.” Antes de su introducción de la línea de ensamblaje en 1913, un pequeño grupo de especialistas fabricaban los autos y el proceso era largo. Los métodos de Ford redujeron el tiempo de más de 12 horas a 2 horas y 30 minutos. Su innovación puso al vehículo al alcance de la familia americana promedio y mejoró las tasas de productividad promedio de varias industrias, no solo la automotriz.
El sistema de Ford no solo incrementó la productividad, sino que redujo la dependencia en posiciones laborales “mil usos”, ahora los trabajadores de la línea de ensamblaje se podían especializar en una tarea, lo que a su vez facilitaba su reemplazo en caso de alguna enfermedad o eventualidad no prevista. Antes de la línea de ensamblaje si un trabajador responsable por la producción de la mayor parte del auto se reportaba enfermo, el proceso sufría demoras exponenciales, haciendo el proceso arduo y complicado en su conjunto.
Aún en la actualidad, en el proceso de construir una compañía, muchas veces los emprendedores no entienden la importancia de construir e implementar sistemas en sus negocios, pues muchas veces la pasión, el entusiasmo y el deseo de triunfar les impide ser conscientes del hecho de que no es sostenible hacer crecer un negocio que dependa en demasía en una sola persona, personas que pueden enfermarse, agotarse, retirarse, renunciar o simplemente dejar de apostar por la visión del fundador.
En este contexto, dos actividades se tornan cruciales a la hora de lanzar un emprendimiento:
1.- Separar y definir claramente por escrito los roles de cada colaborador, incluido el CEO y/o Fundador
2.- Utilizar tecnología disponible para mapear y construir sistemas que simplifiquen y automaticen tareas importantes.
Lo sé, el principal argumento en contra de la segunda idea es usualmente que por definición, un nuevo emprendimiento difícilmente dispone de capital o recursos suficientes para implementar soluciones tecnológicas. Sin embargo, aún incluso si el emprendimiento emplea a un solo colaborador en sus orígenes, este debe tomar el tiempo para delinear los roles y expectativas que la gente en su empresa jugará en un futuro.
Se torna pues imprescindible en ese momento inicial -dado que después nunca existirá “el tiempo suficiente, o el momento adecuado”- redactar una descripción de puesto para posiciones cruciales. De acuerdo, el emprendedor puede realizar una o dos de estas posiciones en la etapa inicial, pero la actividad de crear formalmente definiciones de cada posición lo obliga a conceptualizar cómo cada posición, (no personas específicas) se relacionan con el éxito del negocio: Las personas vamos y venimos, las funciones clave que dan origen a los resultados de un negocio no.
Adicionalmente, el emprendedor debe echar mano del uso de la tecnología, para crear mapas que le ayuden a visualizar la ejecución de diferentes tareas. Esto tiene el beneficio añadido de determinar dónde es que hay espacio de mejora y dónde los procesos pueden ser eficientados.
Finalmente, el ser un nuevo emprendimiento (“Start-Up”) no necesariamente significa operar a tropiezos y sin orden. De acuerdo, algún grado de caos e incertidumbre es siempre inevitable pero aún así y tal vez precisamente por ello, el emprendedor debe crear pensar y continuamente optimizar sistemas que dependan lo menos posible en personas específicas.
El dar este paso pone al emprendedor mucho más adelante en el camino de alcanzar sus metas y le permite saber que está en la modalidad de construcción de una compañía para el largo plazo.
